Wie is verantwoordelijk
Rociu & Solomon is een vennootschap onder firma van Sebastian Rociu en Sergiu Solomon ("wij", "ons") en handelt onder de handelsnamen Rociu & Solomon, Vlot Proces en De Slimme Schakel.
Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42178583.
Vestigingsadres: Siennastraat 73, 1339 BG Almere.
Btw-identificatienummer: NL870057637B01.
Contact: info@deslimmeschakel.nl.
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in deze verklaring. Verwerken we gegevens in opdracht van een klant, dan is die klant verantwoordelijk en zijn wij verwerker; daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens en waarvoor
Contactformulier en e-mail: je naam, je e-mailadres of telefoonnummer, eventueel je bedrijfsnaam of woonplaats, de onderwerpen die je aanvinkt, wat je ons schrijft en op welke pagina je het formulier invulde. We gebruiken dit om je vraag te beantwoorden en een eventueel gesprek te plannen. Grondslag: de stappen vóór het sluiten van een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.
Kom je via een campagnelink, dan bewaren we bij je aanvraag de campagnecode. Anders kan de herkomst als direct, organisch of onbekend worden vastgelegd. We gebruiken geen bezoekersprofiel of trackingcookies hiervoor. De code is voor de campagne, niet voor jou persoonlijk. De herkomst helpt ons begrijpen via welke informatie vragen binnenkomen en wordt met de aanvraag verwijderd.
Kies je de korte intake, dan bewaren we ook je gekozen dienst en antwoorden over je situatie, systemen en gewenste uitkomst. Deze gebruiken we om het eerste gesprek voor te bereiden. Deel geen wachtwoorden, toegangscodes of gegevens van anderen.
We bereiden je aanvraag intern voor met een korte samenvatting, een mogelijk onderwerp en een voorstel voor opvolging. Een medewerker controleert deze voorbereiding en beslist over contact en verdere behandeling. Je bericht wordt hiervoor niet automatisch naar een externe AI-dienst gestuurd.
AI-hulp bij mail, berichten, offertes en onderzoek: een medewerker kan Claude van Anthropic gebruiken om een mail of conceptpost op te stellen of om openbare bronnen te doorzoeken op bedrijven die bij ons werk passen. Daarvoor sturen we alleen wat de medewerker bewust invult (een korte omschrijving van het contact, een onderwerp of een zoekopdracht), niet het e-mailadres van de ontvanger. Een medewerker kan Claude ook vragen een conceptofferte op te stellen bij jouw aanvraag. Dan sturen we alleen de tekst van je aanvraag en de onderwerpen die je aanvinkte. Je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer uit de invulvelden gaan niet mee. Uit de tekst halen we vooraf de afsluiting, handtekening en eerdere berichten weg, en vervangen we je naam en contactgegevens die we herkennen. Mail je ons, dan kan een medewerker Claude ook om een voorstel voor het antwoord vragen; dan sturen we op dezelfde manier alleen het onderwerp en de tekst van je mail, zonder aanhef; ook namen uit je afzenderadres vervangen we. Wat je verder zelf in de tekst schrijft, kan meegaan. Staan er gegevens over gezondheid of andere bijzondere gegevens in, dan gaat je aanvraag of mail niet naar Claude. Voordat iets naar Claude gaat, controleert onze software de tekst en weigert die als er een e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, burgerservicenummer of een veelvoorkomend woord voor gezondheid of andere bijzondere gegevens in staat. Dat is een vangnet, geen garantie: medewerkers vullen daarom bewust geen bijzondere persoonsgegevens in. Claude levert een voorstel; een medewerker leest, past aan en verstuurt of keurt goed. Niets wordt door AI zelfstandig verstuurd, geplaatst of als contact vastgelegd. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om ons werk efficiënt en zorgvuldig te doen. Wil je niet dat jouw gegevens hiervoor worden gebruikt, laat het ons weten; dan voeren we ze niet in.
Aanmelding "houd me op de hoogte": alleen je e-mailadres, om je één bericht te sturen zodra de website live is. Grondslag: je toestemming; die trek je in door ons te mailen. Na dat bericht verwijderen we het adres, en anders uiterlijk na 12 maanden.
Klanten en opdrachten: zakelijke contactgegevens, afspraken, offertes, facturen en correspondentie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) verplichtingen.
Zakelijk contact met bedrijven: bedrijfsnaam, website en zakelijke contactgegevens uit openbare bronnen, met de bron erbij. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om bedrijven te benaderen die mogelijk baat hebben bij onze diensten. We wegen dat belang vooraf af, benaderen alleen via kanalen waarvoor dat wettelijk mag, en respecteren een bezwaar altijd.
Als we onze LinkedIn-pagina koppelen, verwerken we reacties uitsluitend om die pagina te beheren en handmatig te antwoorden. Alleen de geverifieerde gekoppelde paginabeheerder krijgt deze inhoud in onze beheeromgeving te zien. We gebruiken opgehaalde LinkedIn-membergegevens niet voor prospectlijsten, CRM-verrijking, AI-context of exports, ook niet met de AI-hulp hierboven. Grondslag voor het beantwoorden van reacties: ons gerechtvaardigd belang bij het beheren van onze bedrijfspagina; vóór activering toetsen we de voorwaarden en belangenafweging.
Beveiliging en werking van de website: technische gegevens zoals IP-adres en browsergegevens, kortstondig, om de site veilig en bereikbaar te houden. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
Hoe lang we gegevens bewaren
Contactaanvragen en mailwisseling waar geen opdracht uit volgt: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
Offertes, facturen en de administratie die daarbij hoort: 7 jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft.
Onderzoeksgegevens over bedrijven zonder contact of vervolg: we beoordelen ze na 90 dagen en verwijderen wat niet meer nodig is.
Gebruiksgegevens van de AI-functies (hoeveel aanvragen er waren en wat ze kostten, nooit de inhoud): maximaal 12 maanden. Anthropic verwijdert invoer en uitvoer van onze aanvragen binnen 30 dagen, tenzij het langer moet bewaren om misbruik te bestrijden of wettelijk is verplicht.
Opgehaalde LinkedIn-reactietekst en bijbehorende inhoudelijke metadata zijn in de werkplek maximaal 48 uur beschikbaar; automatische opschoning wist die cache. Onze eigen antwoordtekst bewaren we maximaal 180 dagen. Alleen noodzakelijke pagina- en reactie-ID’s en de minimale afleverstatus blijven apart voor controle en om dubbele antwoorden te voorkomen. Vervallen inhoud wordt bij herstel uit een back-up niet opnieuw vrijgegeven. De back-upvoorwaarden worden vóór koppeling afzonderlijk gecontroleerd.
Heb je bezwaar gemaakt tegen contact, dan bewaren we alleen het minimum dat nodig is om je niet opnieuw te benaderen.
Met wie we gegevens delen
We verkopen geen gegevens. We schakelen alleen dienstverleners in die nodig zijn om ons werk te doen. Onze website, database en bestandsopslag draaien bij Cloudflare (hosting en beveiliging). E-mail versturen en ontvangen via onze beheeromgeving loopt via Primitive. Met dienstverleners die persoonsgegevens voor ons verwerken, maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding.
Voor AI-hulp gebruiken we Claude van Anthropic. Anthropic verwerkt de ingevoerde tekst als verwerker voor ons; de verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie maken deel uit van hun commerciële voorwaarden, en Anthropic mag op grond van die voorwaarden niet trainen op onze inhoud.
Voor prospectonderzoek van Vlot Proces gebruiken we ook de API van OpenAI. Die ontvangt de sectoropdracht en openbare onderzoekscontext en doorzoekt openbare bronnen. Daarbij kunnen gepubliceerde zakelijke namen, rollen en contactgegevens worden verwerkt. We sturen hiervoor geen mailboxinhoud of financiële klantgegevens mee. Resultaten worden gecontroleerd; onderzoek geeft geen toestemming om iemand te benaderen. Bij OpenAI geldt voor opgeslagen API-antwoorden standaard een bewaartermijn van ten minste 30 dagen; onze ruwe onderzoeksbestanden worden na 30 dagen verwijderd, tenzij een verwijderverzoek eerdere opschoning vereist.
Cloudflare, Primitive en Anthropic kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Bij gebruik van een gekoppelde LinkedIn-pagina ontvangt LinkedIn onze goedgekeurde publicaties en antwoorden. De verwerking door LinkedIn en eventuele doorgifte buiten de EER vallen ook onder de voorwaarden en privacyinformatie van LinkedIn; we controleren de toepasselijke afspraken vóór activering.
We delen gegevens met anderen alleen als de wet ons daartoe verplicht.
Beveiliging
We beschermen gegevens met passende maatregelen: versleutelde verbindingen, persoonlijke accounts met rollen, zo min mogelijk toegang, en een logboek van wijzigingen in ons beheersysteem.
Geen geautomatiseerde besluiten
We nemen geen besluiten over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Hulpmiddelen, ook AI, kunnen voorbereiden, voorstellen of sorteren; een mens beslist altijd.
Jouw rechten
Je kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van je gegevens, om beperking van de verwerking, om overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Bezwaar tegen direct contact honoreren we altijd. Mail daarvoor naar info@deslimmeschakel.nl. We reageren binnen een maand.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. Deze versie is van 30 oktober 2026.
Vragen hierover? Mail naar info@deslimmeschakel.nl.